7 Avr, 2020

Vocabulaire de Teams

Une équipe a des canaux, dont 1 canal Général par défaut.
Chaque canal a plusieurs onglets, dont 3 onglets par défaut : Publications, Fichiers, Wiki. On peut ensuite rajouter autant d’onglets qu’on veut dans chaque canal de chaque équipe…

Tout ça vous paraît confus ? Voici un peu d’explications…

Equipes et canaux

Tout d’abord nous parlons bien des équipes, qui sont accessibles depuis ce bouton sur le côté gauche de Teams :

Ensuite nous visualisons dans la première colonne les équipes auxquelles ont fait partie ainsi que leurs canaux :

Dans mon exemple ci-dessus, l’équipe « Web And Cow » est réduite, c’est à dire que j’ai caché tous ses canaux. Par contre, l’équipe « Pôle digital » est bien ouverte. Je visualise les canaux les dans l’ordre alphabétique. Teams peut être amené à en masquer automatiquement pour gagner en lisibilité. Vous pouvez gérer vous mêmes quels canaux vous masquez et lesquels vous affichez en priorité. Vous pouvez ajuster comme vous voulez. Cela aura une incidence sur la réception des notifications associées.

Par défaut, chaque équipe a un canal « Général ». Il n’a rien de particulier si ce n’est qu’il se crée automatiquement et qu’on ne peut pas changer son nom. Nous vous conseillons de ne pas l’utiliser. A l’usage, il se transforme souvent en canal « fourre-tout » et on ne sait plus vraiment ce qu’il contient. Si vous avez un sujet spécifique à discuter, préférez la création d’un canal dédié plutôt que d’échanger dans le canal Général.

D’un point de vue « Accès à l’information », quand vous avez accès à une équipe, vous avez accès à tous ses canaux. Il peut également y avoir des canaux privés au sein d’une équipe. Dans ce cas là, vous ne les verrez que si vous y avez accès. Un petit cadenas sera visible à côté du nom du canal pour spécifier qu’il est privé.

Onglets d’un canal

Chaque équipe a 3 onglets par défaut :

  • Publications : (anciennement Conversations…) vous pouvez échanger ici des messages entre les membres de l’équipe. Si l’onglet a été renommé de Conversations à Publications, ce n’est pas un hasard. Ici l’objectif est de partager une information, un sujet important vers les membres de l’équipe. Cela doit être une information structurante et non éphémère. Reportez vous aux autres guides pour bien comprendre notamment l’importance de mentionner, « taguer » des personnes dans vos messages et de bien répondre, pour ne pas recréer un sujet à chaque fois.
  • Fichiers : vous pouvez stocker et organiser n’importe quel type de fichier. Il est possible de créer un nouveau fichier Word, Excel, Power Point directement depuis cet onglet. Vous pourrez alors travailler seul ou à plusieurs sur ce nouveau document. Les fichiers qui seront partagés dans l’onglet Conversations se trouveront automatiquement ajoutés dans cet onglet Fichiers.
  • Wiki : vous pouvez ici saisir à la volée des informations textuelles, un peu comme dans Word. L’ergonomie du document sera par contre plus fluide avec un système de Pages et Rubriques. Idéal pour créer par exemple un mode d’emploi pour structurer des informations de cadrage.

Onglets supplémentaires

A la suite des 3 onglets par défaut, il y a un « + » (cf. image au-dessus). Ce « + » permet de rajouter un onglet au canal. Les possibilités sont très (très) nombreuses :

Le but ici n’est pas de passer en revue toutes les possibilités. Il est possible d’intégrer directement dans Teams beaucoup d’outils tiers qui. La plupart d’entre eux ne nous serviront donc jamais.

Quelques exemples intéressants :

  • Excel, Power Point, Word : vous pouvez définir un des fichiers ajouté dans l’onglet Fichier comme un onglet de votre canal. Très utile si vous avez un fichier auquel vous souhaitez vous référer souvent. Par exemple un planning ou un budget.
  • Planificateur / Planner : il s’agit d’un outil permettant de gérer, piloter et attribuer des tâches. Un guide complet est prévu pour cet outil.
  • Site web : vous pouvez intégrer un site web ici. Cela peut être un site web d’informations mais aussi un des outils web développés par Web and Cow (ou autre) comme Visiolait, le système Qualité de Bleu-Blanc-Cœur, etc.
  • OneNote : vous pouvez créer un classeur de prise de notes dans votre canal et vous y référer donc depuis un onglet de celui-ci.