Ces conseils valent principalement pour des visios à plusieurs. A 2 ou 3 ça se passe normalement bien. A 4, 5 voire beaucoup plus, l’animation et le déroulé peuvent être plus complexes.
Vérifiez votre matériel… Avant !
Vous avez une visio importante cette après-midi ? Prenez 5 minutes le matin pour tester votre matériel. Appelez un collègue et demandez-lui simplement s’il vous entend bien, s’il vous voit bien. Et puis demandez-lui comment il va aussi 😉
Allumez votre webcam
Ce n’est pas obligatoire, mais c’est quand même + sympa pour votre interlocuteur. Si chacun a sa webcam éteinte, ça peut devenir compliqué de bien comprendre qui parle, qui souhaite prendre la parole, etc.
Si votre bureau ou votre zone de télétravail est mal rangée, n’hésitez pas à utiliser des fonds personnalisés.
Si vous ne souhaitez pas laisser votre webcam allumer en permanence. Allumez-la quand vous prenez la parole ou quand vous souhaitez prendre la parole. Ça permettra à vos interlocuteurs d’identifier votre prise de parole.
Coupez votre micro
Si vous êtes nombreux, vous n’interviendrez sans doute pas en permanence. Dans ce cas-là, il vaut mieux couper son micro. Cela évite de parasiter les échanges avec vos éventuels bruits ambiants (tapotis sur le clavier, miaulement du chat, etc.). Et comme pour la caméra, allumer son micro peut envoyer le signe que vous souhaitez prendre la parole.
Pour les pros, il y a même un raccourci clavier sous Teams pour allumer/couper votre micro rapidement : Ctrl + Maj + M (M comme Micro !).
Passez en « ne pas déranger »
Vous avez besoin de vous concentrer ou alors vous partagez votre écran. Passez en mode « ne pas déranger ». De cette manière, les notifications arrêteront d’apparaître sur votre écran. Vous serez plus concentré, et si vous partagez votre écran, les notifications n’apparaîtront plus sur votre écran.
Sous Teams, cliquez sur votre avatar en haut à droite, puis sur la ligne de statut, ici « Disponible », puis sélectionnez « Ne pas déranger ».
A la fin de la visio, vous pouvez cliquer sur « Rétablir le statut », en bas de la liste pour remettre le statut comme avant la visio.
Identifiez un animateur/animatrice
Dans une réunion physique, il y a un « langage du corps » qui permet de comprendre certains comportements :
- Envie de prise de parole
- Engouement
- Attente
- Désaccord
- Désintéressement
- Envie
- Etc.
Dans une visio, éventuellement sans webcam et sans micro, on ne peut pas déceler ces signes. Il est donc important de définir des règles du jeu dès le départ et donc également un animateur de la visio. C’est un cadre de fonctionnement, le définir et s’assurer du consentement de chaque participant est important.
Cet animateur/animatrice sera chargé notamment :
- Définir et rappeler le plan de la réunion
- Imposer (ou non) l’allumage de la webcam
- Donner la parole
- Couper la parole
- Inciter les participants à utiliser la fonction « lever la main » pour pouvoir prendre la parole
- Partager son écran
- « Autoriser » que quelqu’un d’autre partage son écran
- Définir éventuellement un support de prise de notes commun
- Etc.
Cela nécessite forcément un peu de préparation en amont mais cela permet vraiment de garder du rythme et de maintenir la participation et l’intérêt de chacun.
Quelques pistes supplémentaires d’animation :
- Utilisez un document Word partagé en permanence. Ce document présente le plan de la réunion, et les notes sont prises en direct.
- Utilisez la conversation d’une visio pour faire des petits sondages. Publiez un message, chacun peut alors utiliser une réaction (pouce, smiley content, smiley pas content) pour réagir.
- Utilisez des outils encore + engageant (Klaxoon, Miro, etc.)
Attention : si vous avez des personnes en physique et en visio, n’utilisez pas de supports physiques (tableaux blancs, paperboard, etc.). Il sera trop compliqué voir impossible pour les personnes à distance de suivre le support physique. Privilégiez donc un support digital (un document Word peut faire l’affaire) qui sera diffusé aussi aux personnes présentes.
Ne faites pas des visios trop longues ou faites des pauses
Une visio trop longue, c’est compliqué pour tout le monde. Pour les participants, et pour l’animateur.
Nous conseillons de ne pas dépasser 1h30 de visio.
Si vous avez besoin d’un temps plus long, faites une pause, 10/15 minutes Et comme vous venez de passer 1h30 devant votre écran et que vous allez recommencer, allez faire autre chose ! Faites-vous un café, un thé, un chocolat chaud. Allez nourrir votre chat ou votre poisson rouge. Bref, prenez l’air. Vous reviendrez en bien meilleure condition.
Descendez l’information au bon endroit
Pour chaque évènement, Teams crée automatiquement un canal de conversations. Ce canal est relativement éphémère, il va vite se perdre dans le reste de vos conversations. Prévoyez donc de reprendre les infos importantes qui ont été échangées, le compte rendu et déposez-le au bon endroit, dans le bon canal, de la bonne équipe.
Il se peut également qu’une visio ait permis de traiter plusieurs sujets. Là nous préconisons d’éviter les canaux ou les gros messages « CR » dans les équipes. Il vaut mieux faire l’effort, en quelques minutes de scinder les informations en plusieurs messages, voir dans plusieurs canaux si cela est nécessaire. Vous passerez moins de temps à bien ranger 1 information dans 1 canal, qu’à la rechercher parmi les multiples messages et échanges d’un canal « fourre-tout ».
Pensez aussi à ceux qui n’ont pas (pu) participé à la visio. N’oubliez pas de mentionner correctement les personnes intéressées par les éléments produits durant la visio.
Enfin… dites « non »
Vous avez l’impression que vous allez vous ennuyer à cette visio ? Ou que votre participation n’est pas nécessaire ? Ou vous avez une priorité ailleurs ? Parlez-en avec l’organisateur. Il se peut que seules les conclusions vous intéressent sans que vous ayez besoin de participer au débat. Dans ce cas, si les informations ont bien été descendues, vous les retrouverez efficacement. En retour, lorsque vous prendrez connaissance des conclusions, montrez-le, avec une réaction au message ou en challengeant les conclusions.
Pour les organisateurs, assurez-vous donc d’impliquer toutes les personnes conviées, en utilisant les différents moyens d’animation présentés + haut.
En espérant que cet article vous donnera quelques clés pour vos prochaines visios, n’hésitez pas à nous écrire ou à nous interpeller sur Twitter si vous souhaitez réagir (On a mentionné beaucoup de Teams, mais on retrouve fonctionnalités similaires dans les autres outils collaboratifs).
