7 Avr, 2020

L’importance de « taguer » une ou des personnes

Teams office 365

–  Comment « taguer » quelqu’un dans une conversation d’équipe ?

Pour cela, vous devez commencer par taper un « @ » puis le prénom ou nom de la personne :

Une fois que l’utilisateur est trouvé (le système ne va proposer que les gens de l’équipe), il faut impérativement appuyer sur « Entrée » ou cliquer sur le nom de l’utilisateur. Il devrait alors s’afficher comme ci-dessous :

Vous pouvez « taguer » autant de personnes que souhaité dans un même message. Il suffit de recommencer en commençant toujours par @.

Important : si ce n’est pas le nom complet écrit dans cette couleur violette, cela ne fonctionnera pas. Pensez à bien appuyer sur « Entrée », puis « espace » si vous avez besoin de continuer à écrire.

Comment « taguer » toute l’équipe dans une conversation d’équipe ?

Pour cela, vous devez commencer par taper un « @ » puis le nom de l’équipe. En tapant quelques lettres, on retrouve l’équipe. Il faut aussi impérativement appuyer sur « Entrée » :

La même chose avec un canal ?

De la même manière, vous pouvez taguer un canal :

Attention avec le tag d’un canal, seul les membres de l’équipe qui n’ont pas masqué le canal recevront une notification. Comme Teams prend parfois des iniatives sur le « masquage » de canaux, ce type de tag n’est pas fiable à 100%. Il se peut en effet que des gens que vous souhaitez notifier aient masqués le canal ou que celui-ci ait été masqué par Teams automatiquement. Préférez le système de balises (cf. ci-dessous) :

Utiliser le système de balises

Dans chaque équipe, vous pouvez désormais créer des balises, qui sont des sous groupes de personnes que vous pouvez taguer d’un seul coup. Très utile si vous avez une équipe composée de nombreuses personnes, et que vous souhaitez pouvoir adresser un sous groupe efficacement. La création des balises se passe au niveau de la gestion de l’équipe. Pour la mentionner, c’est pareil que les autres cas :

–  Pourquoi « taguer » des personnes, des canaux, des balises ou des équipes ?

Quand vous vous trouvez dans une Conversation, que vous échangiez avec 1 personne en direct ou avec un groupe de personne, dès que quelqu’un écrit un message, tout le monde est notifié. C’est à dire que vous verrez un chiffre sur fond rouge sur l’onglet Conversation.

Mais dans une Equipe, cela n’est pas automatique. En effet, il ne sera pas rare d’être présent, à terme, dans des dizaines d’équipes différentes. Si le système nous notifiait de tout ce qui s’y passe, on serait alors vite submergé d’informations.

Par défaut, les canaux dans lesquels il s’est passé quelque chose sont en gras dans la liste. Vous pouvez donc aller consulter ce qui s’y passe. Mais ce n’est pas sûr que cela vous concerne directement.

Dans cet exemple, 3 canaux, en gras ont eu une activité récente, que je n’ai pas encore consulté. 1 autre canal, en gras, aussi avec une notification car quelqu’un m’a mentionné, soit directement, soit en mentionnant l’équipe ou le canal.

De plus, toutes les actions ne génèrent pas la « mise en gras » du canal. Seul l’onglet Conversations va la déclencher. Si par exemple vous travaillez dans un fichier d’un canal et que vous enregistrez, le canal ne se met pas en gras pour autant, et personne n’est notifié.

Imaginons quelques cas de figure :

  • Vous publiez une information que certaines personnes attendent
  • Vous posez une question à une personne en particulier
  • Vous avez finalisé un document, et vous souhaitez avertir toute l’équipe
  • D’une manière générale, vous avez mis à jour des informations dans un onglet de l’équipe (document, wiki, planner, etc.) et vous souhaitez avertir une personne en particulier, quelques personnes, voir l’équipe entière.

Dans ces cas de figure, il est alors très important de « taguer » à minima 1 personne, sinon l’information que vous avez souhaité partagé, ou la question à laquelle vous attendez une réponse passeront le plus souvent inaperçues.

L’icône des de l’onglet Equipes changera lorsque vous êtes notifiés :

En conclusion, dans une Equipe, prenez l’habitude de toujours « taguer » quelqu’un quand vous publiez un message.

Mais préférez cibler la ou les personnes concernées pour ne pas déranger tout le monde en mentionnant directement l’équipe.